MANAJEMEN SUMBER INFORMASI

PENDAHULUAN

Selama bertahun – tahun, aktivitas computer perusahaan merupakan rahasia yang tersembunyi dari pengliahatan orang lain. Dan hanya digunakan oleh spesialis informasi perusahaan. Revolusi mikrokomputer telah menyebabkan terjadinya perubahan. Sekarang ini, computer bukan hanya alat bagi spesialis informasi, namun juga alat bagi para pemakai.

Selain distribusi hardware secara fisik, pemahaman mengenai informasi dan computer juga telah tersebar luas dan dapat dijumpai di semua tingkat organisasi. Manajemen puncak tidak hanya menerima kenyataan bahwa informasi adalah sumber. Namun, menyadari bahwa itu dapat digunakan sebagai kekuatan strategis untuk meningkatkan posisi persaingan perusahaan di pasar. Ini menyebabkan, perusahaan harus mengevaluasi kembali mengenai peranan unit pelayanan informasi. Maka diubahlah posisi spesialis informasi dan peranan yang dilakukannya.

Peningkatan pemahaman komputer oleh pemakai mudahnya pemakai memperoleh hardware dan software memberikan kesadaran terhadap perusahaan bahwa memang dibutuhkan sistem komputerisasi. Perencanaan formal untuk manajemen informasi ini disebut Information Reseurces management (IRM) atau manajemen sumber informasi. Jika sebuah perusahaan menerapkan IRM, maka harus ada tiga unsur utama, yaitu:

  • Eksekutif puncak bagian komputer melaporkan secara langsung kepada pimpinan dan ia diberi titel Chief Information Officer atau kepala bagian informasi.
  • CIO turut ambil bagian dengan eksekutif lain dalam menyusunan rencana jangka panjang untuk organisasi.
  • Salah satu rencana jangka panjang tersebut harus dibuat agar kebutuhan informasi dapat memberi kepuasan pelayanan melalui komputerisasi personal (mikrokomputer), dengan penggunaan komputer remote dari terminal, penggunaan kompurisasi terpusat.

Manajemen Sumber Informasi

IRM atau manajemen sumber informasi adalah suatu kebijaksanaan yang bersifat formal terhadap manajemen sumber informasi, dan akan menjadikan keadaan yang dinamis dan bahkan kondisi yang lebih baik dalam penggunaan komputer. Dalam konsep manajemen sumber informasi yang mengenal informasi sebagai sumber organisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominan lain seperti orang, keuangan, peralatan & manajemen.

Ada 3 pandangan pokok mengenai IRM yaitu :

  1. Informasi adalah sumber yang harus dikelola
  2. Metodologi siklus hidup system
  3. Aktifitas pokoknya adalah mengelola sumber-sumber untuk menghasilkan informasi

Informasi adalah sebuah sumber yang dapat dikelola karena merupakan sumber konseptual dan nilainya sulit untuk diukur, maka pengelolaan yang paling tepat adalah dengan mengelola orang-orang yang mengontrol sumber ini. Biasanya yang mengontrol sumber ini adalah kelompok pelayanan informasi yang dikepalai oleh CIO. Oleh karenanya manajemen puncak akan dapat mengelola dengan baik informasi ini melalui CIO dengan menentukan CIO yang mempunyai keterampilan bisnis, dengan melibatkan orang ini dengan perencanaan strategis, dan member kewenangan untuk mengimplementasikan kebijaksanaan yang berkaitan dengan informasi perusahaan secara menyeluruh.

CIO (Chief Information Officer)

Kepala bagian Informasi turut berperan dalam pembuatan keputusan penting dalam perusahaan & memberi laporan langsung ke eksekutif.

Sebutan lain dari CIO : Direktur SIM, Vice President SIM

Tugas CIO :

  • Mempelajari bisnis & teknologinya
  • Menjalin kemitraan dengan unit bisnis & manajemen
  • Fokus memperbaiki proses bisnis dasar
  • Memperkirakan biaya sistem informasi dalam bisnis
  • Membangun kredibilitas dengan mengirim service yang terpecaya.

Tipe-tipe dari sumber informasi

  • Informasi umum
  • informasi dari para spesialis
  • para pemakai
  • fasilitas-fasilitas
  • database
  • software
  • hardware.

Informasi sebagai sumber strategis

Informasi merupakan salah satu sumber yang dapat menghasilkan keuntungan kompetitif. Caranya : Dengan memfokuskan pada pelanggan & membangun sistem informasi yang bisa meningkatkan arus informasi antara perusahaan dan elemen lingkungannya.

Arus Informasi antara perusahaan dan pelanggan :

  • Informasi yang menerangkan kebutuhan produk
  • Informasi yang menerangkan penggunaan produk
  • Informasi yang menerangkan kepuasan produk

Keuntungan kompetitif dicapai apabila

  • Terjalinnya hubungan yang baik antara elemen-elemen
  • Diperlukan arus informasi dengan semua elemen-elemen lingkungannya
  • Pentingnya efisiensi operasi internal

IOS (Interorganizational Information System)

  • IOS merupakan sistem informasi yang digunakan oleh lebih dari satu perusahaan
  • IOS fasilitator bertugas : menunjukkan para peserta bahwa dengan bekerja dalam sistem tsb mereka akan memperoleh keuntungan kompetitif.

SPIR ( Strategic Planning for Information Resources)

Perencanaan strategic merupakan perencanaan yang paling memerlukan perhatian. Karena memerlukan perkiraan yang matang untuk dapat mencapai tujuan organisasi pada masa sekarang dan akan datang. Gagasan utama dari SPIR adalah adanya hubungan antara tujuan perusahaan secara keseluruhan dengan sumber-sumber informasi. Sumber-sumber informasi harus digunakan untuk pencapaian tujuan.

Perencanaan yang digunakan Top Down :

Langkah pertama adalah menentukan tujuan organisasi kemudian direncanakan aktifitas setiap unit perusahaan.

Pendekatan-pendekatan Top Down

1. BSP IBM (Business System Planning)

Pendekatan studi total, Setiap manajer diinterview untuk menentukan kebutuhan informasi, kemudian sistem diimplementasikan sesuai dengan kebutuhan informasi.

2. CSF (Critical Success Factor)

Perencanaan sumber informasi dengan mengidentifikasi kunci keberhasilan yang nenentukan keberhasilan dan kegagalan.

3. Transformasi susunan strategis

Misi, Tujuan, strategi dari perusahaan merupakan dasar tujuan, batasan, strategi perencanaan sistem. Proses pentransformasian dari susunan strategi organisasi menjadi susunan strategi SIM dinamakan proses perencanaan strategi SIM.

Usaha-usaha yang diperlukan untuk mencapai IRM yang sukses adalah

  • Perusahaan berusaha untuk menggunakan informasi untuk mencapai keuntungan kompetitif.
  • Para eksekutif harus menyadari bahwa pelayanan informasi sebagai area fungsional.
  • Para eksekutif harus mengakui keberadaan CIO
  • Para eksekutif harus memasukkan sumber-sumber informasi dalam perencanaan strategi.
  • Adanya perencanaan strategi formal untuk sumber-sumber informasi
  • Perencanaan strategis juga mengatur pemakai computer

SUMBER

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: